Zoom sur les outils collaboratifs de Microsoft 365

Teams

Teams est aujourd’hui l’outil phare de Microsoft 365.

Pour les entreprises et les organisations, Teams est souvent le point d’entrée pour la collaboration.

Il est connu essentiellement pour son outil de visioconférence, mais c’est une erreur, Teams c’est bien plus que ça !

Teams est avant tout un outil de conversation et de partage :

• Possibilité de tchater avec une ou plusieurs personnes
• Possibilité de créer des équipes pour collaborer (conversation, dépôt de fichiers, travail simultané sur un document, planning, etc…)

Autrement dit, terminées les messageries débordantes ! En interne, Teams sera utilisé en lieu et place des mails.

Ci-dessous : découvrez plusieurs exemples d’onglets liés à une équipe sur Teams et un exemple de réunion Teams avec partage d’écran

OneDrive

OneDrive est le service de stockage de vos fichiers en ligne développé par Microsoft. Il permet aux utilisateurs de stocker des fichiers tels que des documents, des photos, des vidéos et autres types de fichiers dans le cloud et d’y accéder depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.

OneDrive offre plusieurs avantages, notamment :

• L’accessibilité : Les fichiers stockés sur OneDrive peuvent être facilement accessibles à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, y compris les ordinateurs, les tablettes et les smartphones.
• Le partage : Les fichiers peuvent être facilement partagés avec d’autres personnes, en leur envoyant un lien ou en les invitant à collaborer sur un fichier.
• La collaboration : Les fichiers stockés sur OneDrive peuvent être modifiés en temps réel par plusieurs personnes, ce qui facilite la collaboration sur des projets.
• La sauvegarde : Les fichiers stockés sur OneDrive sont sauvegardés dans le cloud, ce qui les protège contre les pertes de données en cas de défaillance de l’appareil ou de la perte de l’appareil lui-même.

En résumé, OneDrive permet de stocker et de partager des fichiers en toute sécurité, tout en offrant la flexibilité et la mobilité nécessaires pour accéder aux fichiers depuis n’importe où.

Ci-dessous : découvrez l’écran OneDrive ; l’arborescence de vos fichiers s’organise de la même manière que votre explorateur Windows ; grâce à la synchronisation, vous avez la possibilité de retrouver l’ensemble de vos dossiers en passant par votre explorateur de fichiers

SharePoint

SharePoint est une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker, d’organiser et de partager des informations, des documents, des listes et des données avec d’autres membres de leur organisation. 

Même si OneDrive et SharePoint sont tous les 2 des espaces de stockage, la différence est que OneDrive est conçu pour le stockage et le partage de fichiers personnels, tandis que SharePoint est utilisé pour la collaboration et la gestion de contenu d’entreprise.

Voici quelques-unes des utilisations courantes de SharePoint :

• Collaboration d’équipe : SharePoint fournit des outils pour la création de sites d’équipe où les membres peuvent collaborer en temps réel, partager des fichiers et des données, et travailler ensemble sur des projets.
• Gestion de documents : SharePoint permet aux utilisateurs de stocker, d’organiser et de gérer des documents de manière centralisée. Les documents peuvent être accessibles à partir de n’importe quel endroit, ce qui facilite la collaboration et la mise à jour de documents en temps réel.
• Intranet d’entreprise : SharePoint peut être utilisé pour créer des intranets d’entreprise, où les employés peuvent accéder à des informations importantes, telles que des politiques et des procédures, des formulaires de demande, des annuaires d’employés et des mises à jour.
• Gestion de projets : SharePoint peut être utilisé pour créer des sites de projet où les membres de l’équipe peuvent partager des documents, des tâches et des calendriers, et suivre les progrès du projet.
• Business Intelligence : SharePoint peut être utilisé pour stocker des données d’entreprise, créer des rapports et des tableaux de bord, et fournir des analyses et des visualisations pour aider les entreprises à prendre des décisions éclairées.

En résumé, SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu qui aide les organisations à travailler plus efficacement en permettant aux membres de l’équipe de partager des informations, de travailler ensemble sur des projets, et d’accéder à des ressources clés de manière centralisée.

Ci-dessous : découvrez une page d’accueil SharePoint avec plusieurs sites d’équipes, une page d’accueil d’un site d’équipe, ainsi que des modèles de sites disponibles pour vous aider.

Planner

Planner est un outil de gestion de projet développé par Microsoft qui permet de créer des plans de projet, de gérer des tâches, des affectations, des échéances et de suivre le progrès des projets.

Planner est conçu pour être simple et facile à utiliser, avec une interface utilisateur intuitive. Les utilisateurs peuvent créer des tâches et les organiser en fonction de leurs priorités en utilisant des tableaux de bord et des listes de tâches. Les tâches peuvent être affectées à des membres de l’équipe et des échéances peuvent être définies pour chaque tâche.

Les utilisateurs peuvent également ajouter des commentaires et des fichiers pour faciliter la collaboration et la communication au sein de l’équipe. De plus, Planner offre des fonctionnalités de suivi du progrès et de création de rapports pour permettre à chacun de suivre l’état d’avancement de leur projet.

En résumé, Planner est un outil utile pour les équipes qui souhaitent organiser et gérer efficacement leurs projets et tâches.